Tietosuojaseloste

Päivitetty 9.11.2026

Rekisterinpitäjä

Tomesio, Y-tunnus 3633877-5
Kotipaikka Kangasala, Suomi
Yhteydenotot tietosuoja-asioissa: tuki@arkipilot.fi

Mihin tietoja käytetään

ArkiPilot tekee koulun viesteistä muistutuksia ja kohdistaa ne siihen kotiin, jossa lapsi kulloinkin on. Tietoja käytetään vain palvelun tarjoamiseen: viestien tulkintaan, muistutuksiin ja ilmoituksiin, perheen huoltajien yhteiseen näkymään, palvelun virheiden korjaamiseen ja väärinkäytön estämiseen. Tietoja ei myydä eikä käytetä mainontaan.

Mitä tietoja käsitellään

• Huoltaja: sähköpostiosoite (kirjautuminen), etunimi tai kutsumanimi ja koti, johon huoltaja kuuluu.
• Perhe: perheen nimi, kotien nimet ja värit, ilmoitusasetukset.
• Lapset: etunimi, luokka, asumisrytmi, lukujärjestys ja pakkauslistat.
• Koulun viestit: lähettäjä, päivämäärä ja otsikko sekä viestistä hyväksytyt kohdat (esimerkiksi tapahtuma, päivä, tuotavat tavarat) lainauksineen. Alkuperäinen viesti tai kuvakaappaus poistetaan tulkinnan jälkeen, ellei perhe ole erikseen sallinut sen säilyttämistä asetuksista.
• Huoltajien valinnat: hyväksynnät, poistot, kuittaukset ja muut muistutuksia koskevat päätökset sekä kuka ne teki ja milloin.
• Laitteet: ilmoitusten vastaanottamiseen tarvittava laitteen tilaustunniste, jos ilmoitukset on otettu käyttöön.
• Palaute: sovelluksesta lähetetty palaute ja sen tekninen konteksti (näkymä, sovelluksen versio, selain).
• Käyttömäärät: tekoälykutsujen määrä, koko ja kustannus perhettä kohden (kiintiöitä varten), ei viestien sisältöä.
• Virheraportit: virheen tekninen kuvaus ja huoltajan ja perheen tunnisteet (satunnaiset tunnisteet). Niihin ei tallenneta viestien sisältöä, kuvia, tekoälyn vastauksia, nimiä, sähköpostiosoitteita eikä IP-osoitteita.
• Testi-ilmoittautuminen: sähköpostiosoite, lasten määrä, onko lapsilla kaksi kotia, puhelimen tyyppi ja vapaa viesti.

Wilma-viesteissä voi olla lasten terveyttä tai tukitoimia koskevia tietoja. Ne ovat erityisiä henkilötietoryhmiä, joten pyydämme hylkäämään tarkistuksessa kohdat, joita muistutuksiin ei tarvita. Palvelu tallentaa vain kohdat, jotka huoltaja hyväksyy.

Käsittelyn perusteet

• Palvelun tarjoaminen käyttäjälle: sopimus (käyttöehdot).
• Virheiden korjaaminen, tietoturva ja väärinkäytön estäminen: oikeutettu etu.
• Alkuperäisten viestien säilyttäminen ja testi-ilmoittautuminen: suostumus, jonka voi perua milloin tahansa.
• Lasten tiedot tallentaa lapsen huoltaja lapsen arjen järjestämiseksi. Jos viestissä on erityisiä henkilötietoja, niitä käsitellään vain huoltajan omasta pyynnöstä ja vain sen verran kuin huoltaja hyväksyy.

Tekoäly ja peitenimet

Viestin tulkitsee tekoälypalvelu (Anthropic). Ennen kuin viesti lähtee sinne, lasten ja huoltajien nimet sekä puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet korvataan peitenimillä, ja ne palautetaan vasta vastauksen tultua. Kuvakaappaukset pienennetään laitteessa ennen lähetystä. Tekoälypalvelu ei käytä tietoja mallien koulutukseen. Tekoäly vain ehdottaa: päivät, vastaanottajat ja kodinvaihdot lasketaan aina palvelun omilla säännöillä.

Kuka tiedot näkee

Perheen tiedot näkevät vain perheen huoltajat, jotka ovat liittyneet perheeseen omalla suostumuksellaan. Palvelun ylläpitäjä käsittelee tietoja vain, kun se on välttämätöntä palvelun toiminnan, virheen tai tukipyynnön vuoksi.

Palveluntarjoajat (henkilötietojen käsittelijät)

• Supabase – tietokanta, kirjautuminen ja palvelinfunktiot. Tiedot säilytetään EU:ssa.
• Anthropic – viestien ja lukujärjestysten tulkinta. Peitenimillä käsitelty sisältö voi siirtyä EU:n ja ETA:n ulkopuolelle (Yhdysvallat); siirto perustuu EU:n komission hyväksymiin mekanismeihin.
• Cloudflare – sovelluksen ja verkkosivujen julkaisu sekä testi-ilmoittautumisen roskapostisuoja (Turnstile).
• MXroute – kirjautumis- ja kutsuviestien lähetys sekä tukiosoitteen sähköposti.
• Sentry – virheraportit, EU:ssa, ilman viestien sisältöä tai yhteystietoja.
• Selainten ilmoituspalvelut (esimerkiksi Google, Apple, Mozilla) – välittävät ilmoitukset laitteeseen. Ilmoitusten sisältö on salattu niin, että välittäjä ei pysty lukemaan sitä.

Säilytysaika

• Perheen tiedot säilytetään niin kauan kuin perheellä on tili. Poistetut tiedot häviävät myös varmuuskopioista niiden säilytysajan kuluessa.
• Alkuperäinen viesti poistetaan heti tulkinnan jälkeen, ellei sen säilyttämistä ole sallittu.
• Virheraportit poistetaan 30 vuorokauden kuluttua.
• Testi-ilmoittautumiset poistetaan testivaiheen päätyttyä tai pyynnöstä.

Oikeutesi

Sinulla on oikeus saada tietää, mitä tietoja sinusta käsitellään, ja saada ne itsellesi, oikaista virheelliset tiedot, poistaa tietosi, rajoittaa tai vastustaa käsittelyä ja perua antamasi suostumus. Tilin ja perheen tiedot voi poistaa sovelluksesta: Asetukset → Tietosuoja → Poista tilini. Jos perheessä on toinen huoltaja, yhteiset tiedot jäävät hänelle, koska ne ovat myös hänen tietojaan. Muissa pyynnöissä ota yhteyttä osoitteeseentuki@arkipilot.fi.

Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi), jos katsot, että tietojasi käsitellään lainvastaisesti.

Evästeet ja selaimen tallennustila

ArkiPilot ei käytä mainos- tai seurantaevästeitä. Sovellus tallentaa selaimeen kirjautumisen ja laitekohtaisia asetuksia, kuten näytettävät näkymät. Verkkosivujen kävijämääriä voidaan seurata evästeettömällä Cloudflare Web Analyticsilla, joka ei tunnista yksittäistä kävijää.